1.4.2020 astuu voimaan uusi verkkolaskulaki, joka edellyttää sähköistä laskutusta yritysten välisessä kaupankäynnissä. Kysyimme kotimaisen, talotekniikka-alan toiminnanohjauksen kokonaisratkaisuja tarjoavan Admicom Oyj:n asiantuntijalta, kuinka laki vaikuttaa talotekniikkayrittäjien toimintaan.
– Käytännössä laki tarkoittaa sitä, että yrityksellä on oikeus vaatia toiselta yritykseltä lasku sähköisessä muodossa ja hylätä muussa muodossa toimitetut laskut. Esimerkiksi sähköpostilla toimitetut pdf-laskut tai kuvatiedostot eivät ole lain mukaisia sähköisiä laskuja, myyntijohtaja Arttu Ruotsalainen kertoo.
Sähköisestä laskutuksesta monia hyötyjä
Parhaimmillaan sähköiseen laskutukseen siirtymisellä voidaan saavuttaa paljon hyötyjä, sillä perinteiseen laskutukseen verrattuina se on turvallista, nopeaa ja edullista.
– Verkkolaskujen tietoturva on korkeatasoista, eivätkä ne katoa postissa. Nykyään paperisten laskujen käsittelystä peritään tuntuvaakin laskutuslisää ja kaiken lisäksi niiden tulostaminen, kuorittaminen ja postittaminen maksaa sekä vie aikaa muilta töiltä. Verkkolaskutuksella myös rahankierto nopeutuu, kun laskun saa toimitettua asiakkaalle parhaimmillaan vaikka heti työmaalta.
Verkkolaskut osana kokonaisjärjestelmää parantavat seurantaa ja tuottavuutta
Sähköiseen laskutukseen siirtyminen on yrityksille positiivinen asia, sillä se vähentää manuaalista työtä ja laskee kuluja niissä yrityksissä, joilla on jo käytössään sähköinen taloushallinto. Osana kokonaisvaltaista sähköistä toimintatapaa verkkolaskutuksesta on saatavissa paljon hyötyjä.
– Osana sähköistä kokonaisjärjestelmää laskut ohjautuvat tarkistettavaksi oikeille henkilöille, niille tehdyt toimenpiteet ovat jäljitettävissä ja vanhatkin laskut ovat helposti löydettävissä. Kenenkään ei tarvitse siirtää tietoja käsin, joten rutiinikirjausten automatisoinnin myötä myös kulut pienenevät ja parantavat näin yrityksen tuottavuutta. Lisäksi saadaan helposti tarkkaa ja ajantasaista tietoa yrityksen talouden tilasta.
Hyvä hetki pohtia toimintatapojaan laajemminkin
Jos laskutuskäytäntöjen uudistaminen tulee verkkolaskulain myötä ajankohtaiseksi, kannattaa samalla perehtyä digitaalisten työkalujen mahdollisuuksiin myös laajemmin. Esimerkiksi Admicomin tarjoamassa Adminet-ohjelmistossa verkkolaskut ovat osa kokonaisjärjestelmää, joka yhdistää yrityksen kaikki toiminnot yhteen automatisoituun ohjelmistoon.
– Monelle tähän asti laskunsa paperisena lähettäneelle tämä voi olla hyvä hetki miettiä toimintatapojensa nykyaikaistamista myös laajemmin. Lain vaatimusten täyttämiseksi on helppo hankkia laastariratkaisu jollain sähköisen laskutuksen palvelulla, mutta osana kokonaisjärjestelmää hyötyjä on saavutettavissa laajemminkin, muun muassa työajan säästöinä ja liiketoiminnan parempana seurattavuutena.
