Den 1 april 2020 träder en ny lag om e-fakturering i kraft, som kräver e-fakturering för transaktioner mellan företag. Vi frågade en expert från Admicom Oyj, en inhemsk leverantör av heltäckande ERP-lösningar för byggservicebranschen, hur lagen kommer att påverka verksamheten för byggserviceentreprenörer.
- I praktiken innebär lagen att ett företag har rätt att begära en faktura från ett annat företag i elektronisk form och att avvisa fakturor som skickas i någon annan form. Till exempel PDF-fakturor eller bildfiler som skickas via e-post är inte elektroniska fakturor enligt lagen", säger Arttu Ruotsalainen, Sales Director.
Många fördelar med e-fakturering
I bästa fall finns det många fördelar med att gå över till e-fakturering, eftersom det är säkert, snabbt och billigt jämfört med traditionell fakturering.
- Dina e-fakturor är mycket säkra och försvinner inte i posten. I dag är pappersfakturor inte bara föremål för betydande faktureringstillägg, utan de kostar också pengar att trycka, skala och posta och tar tid från annat arbete. Onlinefakturering snabbar också upp penningcykeln, eftersom fakturan kan levereras till kunden, i bästa fall, till och med direkt från webbplatsen.
Onlinefakturering som en del av ett övergripande system förbättrar övervakning och produktivitet
Övergången till e-fakturering är positiv för företagen, eftersom den minskar det manuella arbetet och sänker kostnaderna för dem som redan har ett elektroniskt ekonomisystem på plats. Som en del av en helhetslösning för e-fakturering finns det många fördelar att vinna med e-fakturering.
- Som en del av ett integrerat elektroniskt system dirigeras fakturorna till rätt personer för granskning, de åtgärder som vidtagits är spårbara och även gamla fakturor är lätta att hitta. Ingen behöver överföra data manuellt, så genom att automatisera rutinmässiga poster minskar också kostnaderna, vilket förbättrar företagets produktivitet. Dessutom är det lätt att få korrekt och aktuell information om företagets finansiella situation.
Ett bra tillfälle att reflektera över dina metoder i stort
Om e-fakturalagen gör det aktuellt att reformera faktureringsrutinerna, är det också värt att bekanta sig med de digitala verktygens möjligheter i vidare bemärkelse. I Admicoms programvara Adminet är e-fakturering till exempel en del av ett övergripande system som integrerar alla företagets funktioner i ett enda automatiserat programpaket.
- För många som hittills har skickat sina fakturor i pappersform kan det här vara ett bra tillfälle att fundera på att modernisera sina rutiner på ett bredare plan. Det är lätt att få en lapptäckeslösning för att uppfylla lagkraven med en e-fakturatjänst, men som en del av ett övergripande system finns det större fördelar att vinna, inklusive tidsbesparingar och bättre spårbarhet i verksamheten.
